Gebruik je een oud kanon om op een mug te schieten?

De licentiefactuur komt elk jaar terug. De consultant rekent zijn uren aan. En je medewerkers houden ondertussen een Excel-bestand bij omdat de planning in het grote pakket toch niet helemaal werkt zoals jullie willen. Herkenbaar? Dan is het tijd voor een eerlijke vraag: gebruik je een oud kanon om op een mug te schieten?

Misschien werk je met AFAS, SAP, Navision of Microsoft Dynamics. Ooit was dat een logische keuze: één pakket dat alles kon, met ruimte om te groeien. Maar vandaag betaal je misschien vooral voor mogelijkheden die niemand gebruikt, terwijl de functies die je elke dag nodig hebt extra aanpassingen vragen.

Het kanon hoeft technisch niet verouderd te zijn. Ook een modern, uitgebreid pakket kan te zwaar zijn voor het probleem dat je wilt oplossen.

Veel mogelijkheden, maar welke gebruik je echt?

Brede bedrijfssoftware brengt verschillende processen samen. AFAS beschrijft zijn ERP-aanbod bijvoorbeeld als een oplossing voor uiteenlopende bedrijfsprocessen. Ook SAP Business One en Microsoft Dynamics 365 Business Central zijn geïntegreerde ERP-oplossingen. Die breedte kan waardevol zijn als je ze nodig hebt.

Maar stel dat jouw dagelijkse werking vooral bestaat uit klanten beheren, medewerkers inplannen, werkbonnen verwerken en facturen voorbereiden. Hoeveel van je pakket ondersteunt die taken rechtstreeks? En hoeveel schermen, instellingen en tussenstappen zitten ertussen?

Een groot pakket is geen verkeerde keuze omdat het groot is. De vraag is of de waarde voor jouw bedrijf nog in verhouding staat tot de volledige rekening.

De licentie is maar het begin van de rekening

Wie softwarekosten wil verlagen, kijkt vaak eerst naar het abonnement. Bekijk ook wat ernaast komt:

• Consultancy: inrichting, aanpassingen, rapporten en hulp bij uitzonderingen.
• Uitbreidingen en koppelingen: aanvullende toepassingen en het onderhoud van gegevensuitwisseling.
• Interne tijd: opleiding, dubbele invoer en handmatige controles.
• Wijzigingen en upgrades: testen en eventueel aanpassen van bestaande uitbreidingen.
• Wachttijd: werk dat blijft liggen tot een wijziging kan worden uitgevoerd.

Niet elk contract bevat al die kosten afzonderlijk. Zo beschrijft AFAS zijn licentiemodel en implementatie op een eigen manier. Gebruik daarom je eigen facturen en afspraken als vertrekpunt, geen algemeen prijskaartje voor een merk.

Wanneer je licenties én consultancy als torenhoog ervaart, wil je weten wat ze opleveren. Welke kosten houden noodzakelijke processen draaiende? Welke ontstaan doordat je pakket niet goed aansluit? En welke kun je werkelijk vermijden?

Voor elke kleine wijziging opnieuw een consultant

Een extra veld op een werkbon. Een andere goedkeuringsstap. Een overzicht dat aansluit op de manier waarop jullie plannen. Het lijken kleine vragen, maar ze kunnen uitgroeien tot analyse, configuratie, overleg en testen.

Gespecialiseerde kennis heeft waarde. Toch wordt de afhankelijkheid lastig wanneer elke verbetering een apart project wordt. Zeker als medewerkers intussen een omweg bedenken en die tijdelijke oplossing jarenlang blijft bestaan.

Kijk daarom verder dan het uurtarief. Hoeveel uren vraagt een bruikbaar resultaat? Hoe lang wacht je erop? En kun je daarna zelf verder? Een goedkoper uur lost weinig op als dezelfde omslachtige werkwijze blijft bestaan.

Excel naast je ERP: een signaal om te onderzoeken

Stel je een servicebedrijf voor dat een breed ERP-pakket gebruikt, maar zijn monteurs in een spreadsheet plant. Werkbonnen komen via e-mail binnen. De administratie neemt gegevens over om te kunnen factureren. Dit is een fictief voorbeeld, maar de vraag is concreet: waar zit de ondersteuning van het dagelijkse werk?

Een spreadsheet is op zichzelf geen probleem. Als hij echter de verbinding vormt tussen meerdere belangrijke stappen, onderzoek dan waarom. Ontbreekt er functionaliteit? Is de inrichting onhandig? Kennen medewerkers de mogelijkheden onvoldoende? Of past de werkwijze gewoon niet goed in het pakket?

Het antwoord bepaalt of betere inrichting, een gerichte uitbreiding of vervanging zinvol is.

Wanneer kan maatsoftware beter passen?

Gerichte maatsoftware kan interessant zijn wanneer je processen duidelijk afgebakend zijn en de algemene oplossing veel extra handelingen vraagt. Je bouwt dan rond het werk dat daadwerkelijk moet gebeuren: bijvoorbeeld van aanvraag naar planning, werkbon en facturatie.

Je hoeft daarvoor niet alles opnieuw te maken. Een eigen planning of klantenportaal kan samenwerken met een bestaand boekhoudpakket. Onderzoek daarbij vooraf welke koppelingen beschikbaar zijn, welke toegang nodig is en welke kosten blijven bestaan.

Maatwerk vraagt ook een investering, hosting, beveiliging, onderhoud en ondersteuning. Spreek af wie toegang heeft tot de broncode en gegevens, hoe overdracht werkt en wie updates opvolgt. Anders vervang je de ene afhankelijkheid door een andere.

Wanneer houd je het brede pakket beter?

Als je veel geïntegreerde functies nodig hebt, kan een breed pakket juist veel werk besparen. Denk aan samenhang tussen financiën, inkoop, voorraad en meerdere bedrijfsonderdelen. Die werking opnieuw bouwen kan duurder en complexer zijn dan je huidige oplossing verbeteren.

Onderzoek daarom ook of je ongebruikte licenties kunt afbouwen, gebruikers beter kunt opleiden of de inrichting kunt vereenvoudigen. Een bestaande oplossing beter benutten kan een verstandige eerste stap zijn.

Vergelijk de volledige kosten over meerdere jaren

Leg voor beide routes dezelfde periode naast elkaar, bijvoorbeeld drie of vijf jaar. Vergelijk de huidige licenties, consultancy en interne werkuren met analyse, ontwikkeling, migratie, koppelingen, opleiding en terugkerend onderhoud van het alternatief. Neem ook een periode mee waarin beide systemen naast elkaar draaien.

Maak onderscheid tussen geld dat echt van de factuur verdwijnt en tijd die medewerkers anders kunnen besteden. Controleer welke contractkosten na een gedeeltelijke overstap blijven doorlopen. Een nieuwe planningsmodule verlaagt niet vanzelf je ERP-abonnement.

Begin vervolgens met één proces waar de winst zichtbaar en meetbaar kan worden: minder overtypen, sneller plannen of minder correcties op facturen. Zo toets je de aanpak voordat je verder investeert.

Hoe groot is jouw mug eigenlijk?

Verzamel je softwarefacturen, de laatste consultancyopdrachten en drie voorbeelden van werk dat vandaag omslachtig verloopt. Daarmee wordt de vraag veel concreter dan ‘moeten we van ons pakket af?’ Je kunt bepalen welke functies hun geld waard zijn en waar eenvoudiger software beter zou passen.

Legacy Lab helpt Belgische bedrijven om bestaande bedrijfssoftware te analyseren en gericht te vernieuwen. Bekijk onze aanpak voor planningssoftware moderniseren en facturatiesoftware moderniseren.

Betaal je veel voor AFAS, SAP, Navision of Dynamics en twijfel je of dat nog bij je werking past? Vertel ons waar je op vastloopt en vraag een vrijblijvende offerte aan. We onderzoeken welke onderdelen je nodig hebt en welke aanpak haalbaar is.